in unserer Firma werden bestimmte Mailadressen von mehreren Mitarbeitern genutzt. Die Mail verbleiben in der Regel so lange im Posteingang, bis diese von einem der Mitarbeiter (inhaltlich) erledigt werden. Damit auch alle anderen wissen, in welchem Bearbeitungsstand sich die Mail gerade befindet, wäre es super, wenn man textliche Hinweise/Notizen an einer Mail anbringen könnte. Leider habe ich bisher noch kein Mailprogramm gefunden, das so etwas kann. Hat von Euch jemand eine Idee dazu? Kleine Schwierigkeit am Rande: Wir setzen MacOS ein.
Wie wäre es, wenn man die Mail einfach an sich selbst weiterleitet und darüber/darunter dann die entsprechende Notiz schreibt? Das dürfte mit jedem E-Mail-Programm gehen.
Vielen Dank für den Hinweis. Darüber haben wir natürlich auch schon nachgedacht. Problem dabei ist aber, dass dadurch der Umfang des Posteingangs unnötig aufgebläht wird. Am besten wäre es daher, wenn man an der Mail eine Art "post-it" anbringen könnte, auf der die Informationen für alle Beteiligten sichtbar sind.
Es kommt eine Mail an eine bestimmte Mailadresse. Auf dieses Postfach greifen mehrere Leute zu, sprich die Mail kommt nicht auf einen bestimmten Mitarbeiterrechner, sondern verbleibt auf dem Server ?
Und irgend jemand nimmt dann diese Mail und bearbeitet sie ?
Was passiert mit der Mail wenn sie in Bearbeitung ist ? (das ist wahrscheinlich der Knackpunkt)
Was passiert mit der Mail wenn sie fertig bearbeitet ist ?
Gemeinsam genutzte Mails bleiben so lange auf dem Server bis sie inhaltlich erledigt sind. Kommt beispielsweise eine Anfrage, wird Mitarbeiter 1 Material anfragen. Mitarbeiter 2 kalkuliert die Bearbeitungszeiten und -preise. Mitarbeiter 3 fragt ggf. bei Unterlieferanten an. Jede Information über den aktuellen Bearbeitungsstand sollte an der Mail hängen. Sind alle Informationen zusammengetragen, kann ein Angebot erstellt werden. Die Mail wird anschließend in "erledigt" geschoben.
Eine solche Vorgehensweise würde einiges erleichtern. Ob bei einem Umfang von 5-10 Mails, auf die das Beschriebene zutrifft, eine Projektmanagement-Software vonnöten ist, glaube ich eher nicht. Bisher läuft alles mündlich über Zuruf und zeitintensives Nachfragen. Ich habe mir daher vorgestellt, dass man mit einem "Notizzettel an der Mail" solche Nachfragen erschlagen könnte.
Vielen Dank auch für den Hinweis zu den Add-Ons. Ich habe mir ein paar angesehen und runtergeladen. Leider waren diese aber mit den neuesten Thunderbird Version nicht kompatibel. Bin aber noch nicht ganz durch mit den angebotenen Add-Ons.
Es kommt eine Mail. Der erste, der diese Mail zu Gesicht bekommt, erstellt ein Worddokument und kopiert den Text der Mail in das Dokument. Dieses Dokument speichert er auf dem Server in einem für diese Fälle definierten Ordner. Alle, die tätig werden müssen, können nun in dem Worddokument ihre Arbeitsschritte dokumentieren und der "Erlediger" verschiebt das Dokument in einen ebenso dafür definierten Ordner. Das wäre jetzt ein kleines, selbstdefiniertes Projektmanagement...
Vielen Dank, dass Du Dir die Mühe gemacht hast, eine Lösung für mein Problem zu finden. Naja, um ehrlich zu sein, ist mir das mit dem Word-Dokument zu kompliziert und außerdem kenne ich ja meine Pappenheimer, die eine solche Vorgehensweise eher blockieren würden. Ich hatte gehofft, dass es ein Mailprogramm gibt, das so eine Funktion schon hat...
Ich habe vorhin noch ein weiteres Add-On für Mac gefunden, das werde ich morgen mal ausprobieren. Wenn es so ist, wie ich es mir vorstelle, werde ich es Euch mitteilen.
wir haben inzwischen das Programm "mailtags" ausprobiert und haben damit genau das gefunden, was wir gesucht haben. Wen es interessiert, hier ist der Link: MailTags.
Hinweise an gemeinsam genutzten Mail anbringen
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